Teori dan Teknik Persidangan

PENDAHULUAN

Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena ditangan persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.

PENGERTIAN DAN TUJUAN

Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan persidangan. Sidang merupakan forum tertinggi yang dihadiri seluruh anggota dan diselenggarakan untuk mengevaluasi sekaligus membahas hal-hal yang bersifat krusial dan mendasar seperti pembahasan landasan organisasi, pencabutan mandat dan pemberian mandat serta meminta pertanggungjawaban mandataris.

Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.

KELENGKAPAN SIDANG

Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :

1.  Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan.

Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.

2. Peserta Sidang

Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.

3. Peninjau

Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.

4. Palu Sidang

Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.

5. Draft Sidang

Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan yang akan dibahas dalam persidangan.

6. Lembar Konsideran

Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.

Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.

SIFAT PERSIDANGAN

Sifat persidangan terbagi menjadi 2 macam,yaitu :

1. Terbuka

yaitu persidangan yang ditentukan terbuka untuk umum oleh pimpinan sidang, misalnya :

a. sidang paripurna/pleno.

b. sidang pembentukan tim formatur.

2. Tertutup

yaitu persidangan yang ditentukan tertutup untuk untuk umum oleh pimpinan sidang, misalnya :

a. sidang komisi.

b. sidang formatur.

Ada yang sifatnya tertutup tapi bukan sidang,misalnya :

a. rapat tim formatur.

b. rapat pimpinan sidang.

c. rapat tim perumus komisi.

KETENTUAN SIDANG

Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :

1. Serah Terima Pimpinan Sidang

Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.

2. Penggunaan Palu Sidang

a. Cara mengetuk palu sidang

Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang hadir.

b. Jumlah ketukan

1 kali ketukan :

• serah terima pimpinan sidang
• pengesahan keputusan

2 kali ketukan :

• pembukaan dan pencabutan skorsing

3 kali ketukan :

• pembukaan dan penutupan sidang
• pembukaan dan penutupan sedang pleno
• pengesahan ketetapan

3. Interupsi

Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :

1. Interupsi point of order (meminta kesepakatan untuk berbicara): Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diintrupsi, baik peserta lain maupun pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
2. Interupsi Point of information (meminta atau memberikan penjelasan): Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan. Juga dapat digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
3. Interupsi point of clarification (minta diperjelas) : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
4. Interupsi point of personal previllage (permintaan untuk pembersihan nama): Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan

4. Skorsing

Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Skorsing terbatas,

Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.

2. Skorsing tak terbatas,

Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.

5. Pembekuan Sidang

Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami kebuntuan (dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.

6. Model Persidangan

Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu:

1. Bentuk U / tapal kuda

Merupakan bentuka persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan ini.

2. Bentuk lingkaran

Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara tegas antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB).

3. Bentuk berbanjar

Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara seminar pada umumnya.

4. Bentuk komisi

Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari pemateri sidang maupun pesertanya.

7. Macam-macam Persidangan

Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya membicarakan tentang bentuk persidangan / model forum, namun juga kita harus mengetahui macam-macam persidangan. Macam-macam sidang antara lain yaitu:

1. Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah; sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang, sidang pleno, biasanya ditengah persidangan untuk mengesahkan laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.
2. Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.
3. Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggita komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.
4. Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lebih lanjut.

Bottom of Form