PENDAHULUAN
Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan
organisasi yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan
apapun, karena ditangan persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut
ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi dapat
dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan
hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.
PENGERTIAN DAN TUJUAN
Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul,
bermusyawarah dan berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia),
sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi
tergantung siapa dan apa tujuan diadakan persidangan. Sidang merupakan forum
tertinggi yang dihadiri seluruh anggota dan diselenggarakan untuk mengevaluasi
sekaligus membahas hal-hal yang bersifat krusial dan mendasar seperti
pembahasan landasan organisasi, pencabutan mandat dan pemberian mandat serta
meminta pertanggungjawaban mandataris.
Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali
dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.
KELENGKAPAN SIDANG
Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa
kelengkapan, seperti :
1. Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin
persidangan, ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang
dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat
yang berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam
persidangan ditetapkan.
Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil,
karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan
keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan
sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama
dengan peserta sidang.
2. Peserta Sidang
Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan
untuk bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya
persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan
pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai
suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya
dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi
dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala
keputusan ada ditangan peserta sidang.
3. Peninjau
Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali
peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan
peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi
peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
4. Palu Sidang
Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk
menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan,
karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada
palu sidang untuk menetapkannya.
5. Draft Sidang
Draft sidang adalah draft yang berisi
permasalahan-permasalahan yang akan dibahas dalam persidangan.
6. Lembar Konsideran
Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran
keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.
Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa
kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja,
taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.
SIFAT PERSIDANGAN
Sifat persidangan terbagi menjadi 2 macam,yaitu :
1. Terbuka
yaitu persidangan yang ditentukan terbuka untuk umum
oleh pimpinan sidang, misalnya :
a. sidang paripurna/pleno.
b. sidang pembentukan tim formatur.
2. Tertutup
yaitu persidangan yang ditentukan tertutup untuk untuk
umum oleh pimpinan sidang, misalnya :
a. sidang komisi.
b. sidang formatur.
Ada yang sifatnya tertutup tapi bukan sidang,misalnya
:
a. rapat tim formatur.
b. rapat pimpinan sidang.
c. rapat tim perumus komisi.
KETENTUAN SIDANG
Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang
harus dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :
1. Serah Terima Pimpinan Sidang
Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri
berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali
kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya
serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu
sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim
palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.
2. Penggunaan Palu Sidang
a. Cara mengetuk palu sidang
Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat
setinggi kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira
50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh
orang yang hadir.
b. Jumlah ketukan
1 kali ketukan :
- serah terima pimpinan sidang
- pengesahan keputusan
2 kali ketukan :
- pembukaan dan pencabutan skorsing
3 kali ketukan :
- pembukaan dan penutupan sidang
- pembukaan dan penutupan sedang pleno
- pengesahan ketetapan
3. Interupsi
Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada
pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan,
umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :
- Interupsi point of order (meminta kesepakatan untuk berbicara): Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diintrupsi, baik peserta lain maupun pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
- Interupsi Point of information (meminta atau memberikan penjelasan): Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan. Juga dapat digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
- Interupsi point of clarification (minta diperjelas) : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
- Interupsi point of personal previllage (permintaan untuk pembersihan nama): Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan
4. Skorsing
Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam
persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan)
dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing.
Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta
sidang dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Skorsing terbatas,
Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya
2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk
skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit
dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga
menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.
2. Skorsing tak terbatas,
Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat
yang terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing
tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu
yang tidak terbatas dibuka”.
5. Pembekuan Sidang
Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu
hal terus menerus mengalami kebuntuan (dead lock terus-menerus) dan
setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan.
Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak
membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil
setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal
ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang
bersangkutan pun akan ikut membeku.
6. Model Persidangan
Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain
yaitu:
1. Bentuk U / tapal kuda
Merupakan bentuka persidangan yang paling efektif
karena semua peserta sidang bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini
merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan ini.
2. Bentuk lingkaran
Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan,
yaitu tidak dapat debedakan secara tegas antara pemateri, moderator, dan
notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang pernah menggunakan bentul
persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB).
3. Bentuk berbanjar
Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu
peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum
tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara seminar pada umumnya.
4. Bentuk komisi
Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki
kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan
kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari pemateri sidang
maupun pesertanya.
7. Macam-macam Persidangan
Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya
membicarakan tentang bentuk persidangan / model forum, namun juga kita harus
mengetahui macam-macam persidangan. Macam-macam sidang antara lain yaitu:
- Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah; sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang, sidang pleno, biasanya ditengah persidangan untuk mengesahkan laporan pertanggungjawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.
- Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.
- Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggita komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.
- Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lebih lanjut.
