MEMBUAT RENCANA USAHA

Perencanaan Usaha adalah proses penentuan Visi, Misi, tujuan, strategi, kebijakan, prosedur, aturan, program dan anggaran yang diperlukan untuk menjalankan suatu usaha atau bisnis tertentu.

Dengan demikian secara umum perencanaan usaha mempunyai sifat-sifat sbb :

FOKUS, artinya perencanaan usaha dibuat berdasarkan visi, misi tertentu serta dengan tujuan yang jelas sehingga kita bisa fokus untuk mencapai tujuan.

RASIONAL DAN FAKTUAL, artinya perencanaan usaha dibuat berdasarkan pemikiran yang masuk akal, realistik, berorientasi masa depan serta didukung dengan fakta-fakta yang ada.

BERKESINABUNGAN DAN ESTIMASI, artinya perencanaan usaha dibuat dan dipersiapkan untuk tindakan yang berkelanjutan serta perkiraan perkiraan tentang kondisi di masa depan.

PREPARE DAN FLEKSIBEL, artinya perencanaan usaha dibuat sebagai persiapan, yaitu pedoman untuk tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan yang disesuaikan dengan perubahan lingkungan bisnis yang dihadapi.

OPERASIONAL, artinya perencanaan usaha dibuat sesederhana mungkin, namun rinci, serta dapat dilaksanakan.

Dengan adanya sifat-sifat diatas perencanaan usaha bermanfaat sebagai berikut :

Sesuai Sasaran

PEKERJAAN dan aktifitas usaha dapat dilakukan secara teratur dan dengan tujuan yang jelas.

MENGHINDARI pekerjaan atau aktifitas yang tidak produktif serta penggunaan sumber daya yang lebih efisien.

MENYEDIAKAN alat evaluasi untuk menentukan keberhasilan usaha.

serta MENYEDIAKAN landasan untuk pengawasan dan upaya perbaikan.

ARTINYA perencanaan usaha dibuat agar digunakan untuk menjamin bahwa tujuan yang telah ditetapkan akan tercapai.

Beberapa Hal Yang Harus Dihindari di Dalam Rencana Bisnis Anda :

• Hindari menetapkan beberapa pembatasan yang layak terhadap beberapa proyeksi jangka panjang pada masa mendatang (Jangka panjang berarti lebih dari setahun). Lebih baik bertahan dengan sejumlah tujuan jangka pendek dan mengubah rencana itu selagi bisnis Anda berjalan. Terlalu sering, rencana bisnis jangka panjang tidak bermakna apa-apa karena realitas bisnis Anda dapat berbeda dari konsep awal Anda.
• Hindari optimisme. Kenyataannya, hanya sedikit rencana bisnis yang dengan tepat bisa menunjukkan seberapa banyak uang dan waktu yang dibutuhkan. Untuk mengimbangi optimisme, berlakulah sangat konservatif dalam meramalkan kebutuhan modal, ketepatan waktu, penjualan, dan laba.
• Hindari membuat terlalu garis besarnya saja. Buatlah yang terperinci bagaimana strategi Anda untuk mengatasi kekurangan Anda dan strategi apa jika Anda ketika tertimpa kemalangan bisnis.
• Janganlah menggunakan bahasa yang ribet. Gunakan bahasa yang sederhana dalam menjelaskan segala persoalan. Buatlah mudah dibaca dan dimengerti.
• Jangan sepenuhnya tergantung pada keunikan bisnis Anda atau bahkan pada penemuan yang telah memperoleh hak paten. Keberhasilan mendatangi mereka yang memulai bisnis dengan ekonomi yang bagus dan tidak selalu dari penemuan yang hebat.

Latar Belakang Pendukung Rencana Usaha

Rencana Usaha yang baik harus didasari latar belakang yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan semua pihak serta faktor-2 lain yang terlibat dalam menjalankan usaha. Kesalahan menilai atau berlebihan dalam menilai kemampuan pelaksana usaha dan faktor-2 lainnya akan mengakibatkan Rencana usaha yang baik tidak mendapat dukungan atau sulit dilaksanakan. Akibatnya rencana yang baik itu hanya jadi bahan bacaan saja. Maka sebelum membuat rencana usaha yang baik lakukan dahulu hal-hal sebagai berikut :

1. Indentifikasi peluang usaha.

Ide usaha banyak disekeliling kita. Jangan latah dalam memilih peluang usaha. Tapi lakukanlah reset pasar khususnya kondisi disekitar lokasi usaha Anda, itu kalau usaha Anda bersifat lokal.

Pada umumnya suatu produk berpotensi untuk laku dijual dan menguntungkan apabila penawaran untuk produk tersebut masih lebih kecil dari permintaan. Peluang usaha timbul ketika permintaan pasar lebih besar dari penawaran.

Sebaiknya peluang usaha yang demikianlah yang menjadi pilihan Anda. Pilihlah beberapa peluang usaha tersebut untuk dibanding bandingkan dengan faktor faktor lainnya.

2. Pilihlah Peluang Usaha yang sesuai dengan kepribadian Anda.

Dalam penentuan peluang usaha tentu kriteria utamanya adalah apakah usaha itu mampu memberi keuntungan yang memadai, namun dari segi kepribadian Anda apakah jenis usaha tersebut bisa diterima.

Misal apakah peluang usaha minuman keras atau apakah usaha menuntut Anda untuk mobil (selalu tidak ditempat) atau harus menjadi seperti orang tinggal didesa. Dari segala aspek usaha-2 tersebut sebetulnya dapat menjanjikan keuntungan yang besar, namun mungkin secara kepribadian Anda tidak merasa cocok dengan usaha-2 tsb.

Tentunya solusi terhadap pilihan usaha tersebut adalah menolak peluang tersebut, atau solusi lainnya adalah memberikan peluang usaha tsb. untuk dijalankan atau diwakili oleh pihak lain, yang tentunya juga berakibat adanya perbedaan pola management dan kepemilikan dalam membuat rencana usaha Anda. Pilihlah ide usaha selain keuntungan juga kesenangan, hobi, waktu, tenaga, dan tentunya dorongan hati nurani yang dibutuhkan dalam mengelola usaha tersebut.

3. Ketersedian bahan baku, barang atau jasa.

Faktor ketersediaan bahan baku (barang atau jasa) adalah merupakan faktor penting, artinya tanpa bahan baku tentunya usaha tidak akan jalan atau tidak dapat berproduksi.

Mungkin saja bagi pemain lama ketersediaan bahan baku mudah tersedia, namun buat pemain baru tidak mudah untuk mendapatkannya, mungkin keterbatasan persediaan dipasar, kesulitan transportasi, volume pembelian yang harus besar dll. Anda bisa saja mendapatkan tapi dengan harga khusus (lebih mahal).

Contoh lain ternyata bahan baku atau barang tersebut hanya musiman sehingga tidak setiap saat mendapatkannya. Sehingga hal tersebut mempengaruhi sistim stok untuk pengadaan bahan baku atau barang dan tentunya hal ini menambah biaya tempat penyimpanan. Contoh lain sejauh mana pengenaan pajak atas bahan baku, barang atau jasa yang dimaksud. Jangan sampai hal ini baru diketahui setelah usaha beroperasi, karena hal ini berakibat tertahan produksi dan biaya produksi meningkat, harga jual jadi tidak dapat bersaing lagi.

4. Kemampuan mencari dan mendapatkan konsumen.

Faktor lain yg tidak kalah pentingnya adalah konsumen. Pada prinsipnya jika ingin membuat usaha apa saja bisa, selain banyak untuk dipilih juga penawaran usaha begitu banyak. Begitu juga target pasar atau konsumen begitu melimpah.

Pertanyaannya mau tidak konsumen membeli atau memakai produk anda atau Anda mampu tidak mencari dan meyakinkan agar konsumen mau membeli atau memakai produk atau jasa Anda. Untuk itu harus dilakukan tes dan survey terlebih dahulu.

Contoh yang gampang adalah usaha makanan. Buatlah contoh makanan dan tawarkan kepada orang-orang terdekat dan seterusnya diluar orang yang Anda kenal, survey dan pelajari bagaimana tanggapan mereka tentang produk Anda. Jika tanggapan kurang, perbaiki rasa dan kwalitas sesuai saran teman atau konsumen Anda.

Jika sudah yakin carilah pasar lebih luas namun jangan produksi dahulu terlalu banyak. Tetap tanggapi keluhan dan saran konsumen Anda. Buat langkah-langkah untuk bisa meningkatkan produksi dan memperluas konsumen. Ingat jangan sampai produk Anda tidak dilirik konsumen.

5. Mengindetifikasi kemampuan skill dan kesiapan mental.

Kemampuan Anda dan orang-orang yang terlibat dalam menjalankan usaha (SDM) harus diukur atau dinilai. Jangan salah atau berlebihan dalam menilai kemampuan dan kesiapan mental mereka.

Apabila itu yang terjadi, maka sebaik-baiknya rencana usaha yang dibuat tetap saja tidak akan berjalan sesuai rencana, malah rencana tersebut menjadi suatu rencana kegagalan.

Hal ini pernah saya alami, rencana usaha dan proposal kelayakan usaha kami buat sebaik mungkin, setelah dipresentasikan tersedia modal ratusan juta. Namun yang terjadi berikutnya adalah kegagalan.

Faktor faktornya adalah mental dan kemampuan pengelola belum siap sehingga tidak menjalankan fungsi masing-masing. Produksi usaha sudah besar-besaran padahal target pasar atau konsumen belum ada satupun yang membuat kontrak pembelian. Yang namanya biaya bertambah terus dan akhirnya tidak ada uang kas sama sekali. Ujung ujungnya hampir semua program usaha tidak sepenuhnya berjalan.

Pemilik modal tidak percaya lagi terhadap pengelola usaha untuk menambah modal dan akhirnya usaha itu bangkrut dengan sendirinya. Jika kemampuan dan mental SDM belum siap, buatlah program pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan merubah mental. Peluang Usaha bagus namun tidak ditunjang SDM yang memadai tetap akan terjadi kegagalan.

6. Faktor external yang terlibat.

Kalau pengelola adalah faktor internal, maka diluar itu ada orang atau lembaga atau perusahaan yang akan terlibat dengan usaha Anda.

Inventaris pihak-pihak yang akan terlibat langsung dan tidak langsung dalam Anda memulai dan menjalankan usaha. Hubungi mereka, cari tahu apa yang mereka butuhkan dari Anda dan apa yang Anda butuhkan dari mereka, kalau perlu lakukan negosiasi untuk kemudahan dan penekanan biaya demi efisiensi usaha Anda.

Faktor external misalnya lembaga hukum atau notaris, pajak, izin usaha, pemilik lokasi usaha, pihak bank, pemilik modal, penambahan daya listrik (PLN), pihak keamanan, pengerah tenaga kerja, lembaga pelatihan. Cari lebih tahu lagi pihak2 external tersebut.

Semakin kenal baik dengan mereka semakin mudah dan jelas Anda berhubungan dan bernegosiasi. Yang terpenting adalah kemudahan dan penentuan biaya-biaya agar bisa sesuai dengan isi rencana dan program kerja usaha. Jangan sampai terjadi biaya tak terduga melampaui beratus-ratus persen dari anggaran.

7. Hitung kemampuan modal dan buat solusinya jika kurang.

Hitung besarnya modal dan biaya-biaya, pengeluaran yang dibutuhkan untuk memulai , mengoperasikan, memproduksi dan lainnya.

Kurang teliti dalam perhitungan ini akan menghambat jalan usaha Anda. Ketiadaan atau kekurangan modal sering dijadikan kambing hitam untuk tidak segera memulai usaha.

Harus diakui bahwa meskipun modal bukan satu-satunya faktor dominan dalam merintis usaha, ketiadaan modal memang bisa menjadi kendala. Agar ketiadaan atau kekurangan modal ini tidak berakibat fatal bagi (rencana) usaha Anda, sebaiknya pelajari sumber sumber pemodalan yang ada untuk bisa memperoleh modal usaha.

Lakukan indentifikasi sumber modal dengan cermat, kalau perlu lakukan negosiasi dengan baik, karena ini menyangkut biaya biaya dan kelengkapan dokumen yang harus Anda siapkan.

Beberapa contoh sumber dana seperti teman atau saudara, Ventura Capital, Pinjaman Bank atau bisa bergabung dengan usaha lain.

8. Dokumentasi dan membuat proposal usaha.

Hasil-hasil indentifikasi diatas harus didokumentasikan dengan baik, buat solusi atau rencana program kerja jika ditemukan hal-hal yang harus diperbaiki atau dilaksanakan, rangkum semua data- data tersebut kedalam sebuah PROPOSAL USAHA. Maka jadilah suatu Rencana Usaha yang baik dan sesuai latar belakang yang kuat yaitu suatu rencana usaha yang benar-benar dibuat berdasarkan hasil identifikasi, hasil survey, hasil negosiasi, hasil wawancara yang berdasarkan visi misi dan tujuan usaha. Buat hasil perencanaan yang matang dll.

Ingat, membuat rencana usaha dengan tidak memperhatikan latar belakang yang sebenarnya, itu berarti anda sendang merencanakan suatu kegagalan.